Do Briefing ao Roteiro: Planejamento de Vídeo Institucional

Muitos gestores imaginam a produção de um vídeo institucional como um processo puramente criativo e as vezes até um pouco caótico e imprevisível. A realidade, no entanto, é muito mais estruturada. Assim como uma grande produção de cinema, um vídeo corporativo de sucesso segue rigorosamente quatro grandes etapas:

• Pré-produção: A fase do planejamento e do roteiro.
• Produção: O período de gravação das imagens e sons.
• Pós-produção: A etapa de edição e finalização.
• Distribuição: A entrega e a veiculação do material.

Dentre estas etapas, a Pré-produção (o planejamento) merece uma atenção especial. Embora todas sejam importantes, esta é a fase que, se for negligenciada ou mal executada, o resultado final muito provavelmente não sairá como o esperado. Ela antecipa e define o sucesso de todo o resto do processo.

É justamente nesta etapa inicial que nascem os dois documentos mais importantes de todo o projeto:

• O briefing, que funciona como o mapa estratégico do projeto.
• O roteiro, que serve como a planta baixa detalhada da produção.

Neste artigo, vamos focar exatamente nestes dois pilares, mostrando como um briefing bem construído e um roteiro profissional são suas maiores garantias contra imprevistos, refações e desperdício de investimento.

Briefing para Vídeo Corporativo: O Mapa Estratégico do Projeto

Com a importância do planejamento estabelecida, mergulhamos no documento que serve como a fundação de todo o projeto: o briefing. Longe de ser uma mera formalidade, ele é a ferramenta de planejamento mais crucial para o sucesso de um vídeo institucional.

Um erro comum, entretanto, é tratar o briefing como um documento operacional. A abordagem mais eficaz é a do briefing estratégico: um documento que foca no problema de negócio e nos objetivos, dando à produtora a liberdade e o contexto necessários para propor as melhores soluções criativas. A produtora deixa de ser uma mera executora e se torna uma parceira estratégica na sua comunicação.

O que é um briefing?

O briefing é o documento que centraliza todas as informações essenciais de um projeto. Ele funciona como um mapa estratégico que alinha as expectativas entre a sua empresa e a produtora, servindo como a principal fonte de consulta para garantir que a solução criativa proposta atenda aos seus objetivos de negócio.

Como fazer um briefing?

Seu briefing deve responder a perguntas-chave sobre o negócio, e não apenas sobre o vídeo. A melhor forma de fazer isso é promovendo uma reunião de briefing com todos os profissionais envolvidos e interessados no projeto. O objetivo dessa reunião é responder, da forma mais completa possível, às seguintes questões estratégicas.

O resultado será um documento claro, no formato de perguntas e respostas, que pode ser enviado às produtoras de vídeo que participarão da concorrência, garantindo que todas as propostas sejam baseadas na mesma visão.

 
Com base em nossa metodologia, os pilares são:

• O Fato Principal: Qual é o contexto de negócio em que este investimento está sendo feito? (Ex: expansão para um novo mercado, lançamento de um produto, etc.).
• O Problema que o Vídeo Deve Resolver: Qual é o desafio ou a situação que motivou o investimento neste vídeo?
• O Objetivo do Vídeo: O que se espera que este vídeo realize? Como ele se encaixa na estratégia e que resultados são esperados?
• O Público-Alvo: Quem irá assistir ao vídeo? A segmentação por cargo, profissão e nível de conhecimento sobre o tema é crucial.
• Análise da Concorrência (Direta e Indireta): Quem são seus concorrentes do dia a dia e que outras opções seu cliente pode ter fora do seu segmento?
• A Promessa: O que torna sua empresa única? Qual é o seu grande diferencial competitivo que o vídeo precisa transmitir?
• Referências (Benchmarking): Quais vídeos ou peças de comunicação (mesmo de outros setores) servem como inspiração positiva ou negativa? Isso ajuda a calibrar o tom e o estilo visual.
• Obrigatoriedades: Existe algum elemento que precisa estar no vídeo por razões estratégicas ou corporativas? (Ex: depoimento do CEO, imagens da nova sede, duração máxima de 2 minutos, logotipo específico).

Responder a essas perguntas de forma estratégica é o que transforma uma ideia vaga em um plano de ação concreto, pronto para ser traduzido em um roteiro eficaz e de alta performance.

Criando o Roteiro: A Planta Baixa da Produção

Com um briefing estratégico e completo em mãos, chegamos ao momento de criar a planta baixa do seu vídeo: o roteiro. É este documento que irá traduzir toda a estratégia em cenas, sons e mensagens concretas, guiando cada passo da produção.

A Responsabilidade pelo Roteiro

Embora nem sempre aconteça, a boa prática de mercado é que a criação do roteiro seja uma responsabilidade da produtora de vídeo. Por quê? Porque um roteiro eficaz é muito mais do que apenas um bom texto para a locução. Ele é um documento técnico que deve ser escrito por quem entende as nuances da produção audiovisual.

Um roteirista profissional não pensa apenas “o que vamos dizer”, mas também “como vamos mostrar”. O roteiro deve levar em conta e descrever todos os recursos visuais da produção, como:

• Tipos de planos e enquadramentos;
• Inserção de computação gráfica e motion graphics;
• Textos que aparecerão na tela (GCs);
• Transições entre cenas;
• Indicações para a trilha sonora e efeitos.

O Formato de Duas Colunas: O Formato Usado pela Cinemátika

Para garantir que a parte visual receba a mesma atenção que o texto, nós na Cinemátika adotamos o formato de roteiro profissional de duas colunas. Nesse padrão, a página é dividida: uma coluna para o ÁUDIO (locução, trilha, diálogos) e outra para o VÍDEO (descrição das imagens).

Este formato traz vantagens estratégicas cruciais para o seu projeto:

• Planejamento Preciso: Ao sincronizar áudio e vídeo, o roteiro indica a duração de cada cena, permitindo um planejamento muito mais acurado do tempo de gravação e da quantidade de planos necessários.
• Ênfase na Narrativa Visual: O formato combate a armadilha de roteiros focados apenas no texto, pois força a pensar e descrever a camada visual, garantindo que as imagens, e não apenas a locução, contem a história.
• Clareza e Controle para o Cliente: Para quem está aprovando, este formato é muito mais claro e prático. Fica fácil solicitar alterações de forma precisa e, principalmente, entender o impacto de cada ajuste. O cliente consegue visualizar como uma mudança no texto (coluna do áudio) pode exigir uma nova imagem (coluna do vídeo), compreendendo a relação de causa e efeito e evitando surpresas na entrega final.

Uma Dica de Ouro para a Revisão do Roteiro:

Ao receber uma versão do roteiro para aprovação, a melhor prática para sua empresa não é reescrever trechos ou inserir novos textos diretamente no documento. Por quê? Porque em um roteiro profissional, cada palavra de locução está amarrada a uma imagem e a um tempo de cena. A abordagem mais eficaz é adicionar comentários e sugestões, indicando os pontos que precisam de ajuste. Com esse feedback, a produtora — que é a responsável por adequar o roteiro — fará as alterações necessárias, garantindo que o texto final continue perfeitamente sincronizado com a parte visual.

A aprovação do roteiro é o grande marco que finaliza a etapa de planejamento. A partir deste ponto, o projeto avança para a fase de Produção, cujo primeiro passo é a análise técnica detalhada do roteiro. Quer saber o que acontece depois?

→ Confira o passo a passo completo das etapas de produção de um vídeo institucional.

Conclusão: Como o Planejamento Traz Previsibilidade para um Serviço Intangível

Diferente de um produto que pode ser tocado e testado antes da compra, um vídeo é uma prestação de serviço. E, como em todo serviço, a avaliação final da sua qualidade só pode ser feita, de fato, ao final do processo, quando ele está pronto.

Isso gera uma incerteza natural para qualquer gestor: “Como posso ter certeza de que o resultado final será o que eu espero?”. É exatamente para combater essa incerteza que o planejamento se torna a ferramenta mais importante de todo o projeto.

O briefing e o roteiro deixam de ser apenas documentos criativos e se tornam ferramentas de gestão que trazem:

• Maior previsibilidade sobre o resultado final;
• Um controle muito melhor de cada etapa do processo;
• E, principalmente, a mitigação de riscos financeiros e de comunicação.

Em resumo, investir tempo em um planejamento detalhado é a maneira mais inteligente de tornar um serviço intangível em um processo tangível e controlável. É a sua garantia de que, mesmo sem poder “testar” o vídeo antes, o resultado não será uma surpresa, mas a consequência natural de um projeto bem construído e executado.

Perguntas Frequentes (FAQ)

1. Por que não devo começar um vídeo empresarial pela gravação de imagens? Começar pela gravação é como construir um prédio sem planta. As imagens são a “obra”, e sem um planejamento (briefing) e um projeto (roteiro) que definam o objetivo, a mensagem e a estrutura, você corre o risco de gravar material desalinhado, estourar o orçamento com refações e terminar com um vídeo que não gera resultados para o seu negócio.

2. Por que a produtora de vídeo deve ser responsável por escrever o roteiro? Embora o cliente deva liderar o briefing, a produtora deve escrever o roteiro porque ele é mais do que um texto. Um roteiro profissional requer conhecimento técnico de produção audiovisual para descrever planos, transições e garantir que a narrativa visual seja tão forte quanto a verbal. Isso garante que a criatividade já nasça alinhada à viabilidade técnica da produção.

3. Um bom briefing limita a criatividade da produtora de vídeo? Pelo contrário. Um bom briefing potencializa a criatividade. Ao fornecer um mapa estratégico claro com os objetivos, o público e as limitações do projeto, o briefing dá à produtora a segurança e o contexto necessários para focar no que ela faz de melhor: encontrar as soluções criativas mais eficazes para atingir aqueles objetivos.

4. O que é mais importante em um planejamento de vídeo para evitar atrasos? O mais importante é o alinhamento e a aprovação das etapas iniciais, especialmente o briefing e o roteiro. A maior parte dos atrasos em produções de vídeo não ocorre na gravação, mas sim na demora para aprovar o roteiro ou na necessidade de grandes alterações após a aprovação, o que força um retrabalho em todo o planejamento.

Gostou deste conteúdo? A conversa não precisa terminar aqui.

Toda semana, compartilho insights, análises e bastidores da produção audiovisual para o mercado B2B diretamente na nossa newsletter no LinkedIn. É o conteúdo que você precisa para tomar decisões mais inteligentes sobre suas estratégias de vídeo.

Assine a Newsletter da Cinemátika no LinkedIn e junte-se à conversa.